Macchine prive di componenti, apparecchi che non svolgono la funzione per cui sono stati acquistati, impianti fermi per mesi, a volte anni… Quante di queste storie abbiamo sentito? Purtroppo spesso sono vere, e generano danni ingentissimi per produzioni bloccate, processi non conformi, liti legali, sangue amaro… Saper formulare e gestire correttamente il contratto d’acquisto evita tutto questo.

di Francesco Bordoni

L’acquisto di una macchina di produzione dovrebbe sempre generare un vantaggio equo  e reciproco ai contraenti, sia a chi vende sia a chi compra. Spesso, purtroppo non è così. Troppe volte la macchina che viene installata non corrisponde a quanto l’acquirente pensava di ricevere e rileggendo il contratto ci si accorge che qualcosa non era stato considerato correttamente da chi acquista, da chi vende o, spesso, da entrambi.

In una serie di articoli – di cui questo è il primo – affrontiamo il tema con l’obiettivo di aiutare i contraenti a prevenire possibili brutte sorprese. A questo scopo elenchiamo e analizziamo quelli che secondo noi sono le azioni da effettuare per concretizzare l’acquisto e poi verificare che il bene ricevuto dall’acquirente corrisponda esattamente sia alle esigenze sia alle aspettative.

Si tratta di sette passaggi basilari:

  1. studio di fattibilità
  2. contatto con i fornitori
  3. definizione del contratto di acquisto
  4. definizione del protocollo di collaudo
  5. firma del contratto di acquisto
  6. esecuzione del collaudo
  7. accettazione della macchina.

 

1) LO STUDIO DI FATTIBILITÀ

Si tratta della fase più importante e delicata, perciò deve essere svolta nei minimi dettagli in quanto identifica la macchina che effettivamente serve e servirà per un determinato numero di anni. Le variabili da esaminare e analizzare sono diverse e per eseguire lo studio in modo corretto occorre tutto il tempo necessario, senza prendere scorciatoie. Infatti, se per l’impresa un investimento sbagliato è deleterio, e un investimento non centrato tuttalpiù è una spesa inutile, un investimento centrato potrà rappresentare la carta vincente per il periodo attuale e gli anni futuri.

Scelta della squadra

Lo studio di fattibilità non è un’attività solitaria ma di squadra; perciò il primo passo da fare è scegliere la squadra che lo porterà avanti fino alla conclusione. Con un’avvertenza preliminare: chi partecipa allo studio di fattibilità deve vivere questa esperienza come aiuto reciproco e non viverla come una competizione. Chi partecipa allo studio deve essere dotato di:

  • spirito di squadra
  • onestà intellettuale
  • competenze specifiche di ordine tecnologico, logistico, merceologico, di marketing
  • competenze in materia di costi industriali
  • conoscenza delle normative vigenti
  • spirito propositivo
  • capacità di lavorare sotto stress

Identificazione del tipo di investimento

Il primo compito che deve affrontare la “squadra” è identificare la tipologia di investimento su cui compiere lo studio di fattibilità ovvero definire se è di area prestampa, stampa, fustellatura, piegatura, eccetera. Fatto questo si passa a identificare che tipo di macchina servirebbe, ad esempio una platina automatica con estrattore oppure con estrattore e separatore, con un formato maggiore, con tutte le variabili insieme…

Esame tecnologico

Questo esame serve a contestualizzare l’eventuale nuova macchina nell’ambito in cui dovrebbe operare: lo studio di fattibilità per una macchina da stampa a foglio ha caratteristiche diverse da quello per una macchina da stampa a bobina o per una fustellatrice. L’esame tecnologico deve essere approfondito, dettagliato, oggettivo (ed è la parte più complessa e delicata), e richiede di verificare tutte le caratteristiche tecniche e gli accessori aggiuntivi non standard (optional).

Si devono effettuare proiezioni delle caratteristiche utili a simulare il comportamento della macchina in esame, tanto in termini di produttività quanto di qualità. Per questo dovranno essere proiettati i quantitativi di scarti per gli avviamenti, le quote legate alla produzione e le eventuali esigenze specifiche, quali per esempio test di laboratorio da effettuare esternamente. Inoltre si devono proiettare i tempi per le manutenzioni ordinarie e, per concludere, la previsione vita utile della macchina, per poter eseguire i calcoli degli ammortamenti industriali e il grado di recupero dell’investimento.

In questo contesto vanno considerati anche fattori meno intuitivi, come le competenze che dovranno avere gli operatori, e se dovranno essere programmati corsi di aggiornamento extra per la formazione sull’utilizzo della macchina. Sempre in questa fase si dovranno anche identificare e definire i controlli e i test di produzione, le tolleranze di accettazione, gli strumenti di misura da utilizzare.

Impatto produttivo

Una volta definiti i punti illustrati in precedenza, si dovrà identificare e calcolare l’impatto produttivo dell’investimento (o degli investimenti) in esame. Sono due le possibili situazioni: la sostituzione di bene esistente e installato, l’affiancamento a un bene esistente e installato.

In questa seconda ipotesi, basta sommare all’esistente ciò che riguarda il nuovo impianto; in caso di sostituzione, invece, si dovrà calcolare il D fra quanto proiettato per il possibile investimento e ciò che produce l’installato. Per semplicità si porta il seguente esempio: la macchina già installata produce 9.000 fogli/h equivalenti a 3 bancali (3.000 fogli/bancale), mentre la nuova macchina produrrebbe 12.000 fogli/h ovvero 4 bancali invece di 3. Questa variazione impatta su:

  • produzione: bisognerà dunque aumentare i quantitativi di materiale da tenere a disposizione,
  • riduzione dei tempi per produrre le commesse: per non fermare la macchina, dovranno essere aperte più commesse, con le conseguenze che vedremo in seguito,
  • incremento dei documenti fiscali: con l’aumento del numero di commesse aumentano anche i DDT (documenti di trasporto) e le fatture.

Impatto logistico

Il nuovo possibile investimento, insomma, porterà alla modifica di quantitativi di materie prime, semilavorati, prodotti finiti e quindi sia i magazzini sia i mezzi hardware e software di logistica dovranno essere adeguati di conseguenza. Va dunque effettuata una verifica dello spazio a magazzino e della tipologia di magazzino per capire se l’aumento complessivo dei quantitativi trattati suggerisca un ampliamento del magazzino manuale o il passaggio a un magazzino automatizzato. Per tornare all’esempio precedente, in un’ora si dovranno movimentare 4 bancali al posto di 3, con impatti anche sui mezzi di movimentazione interna orizzontali. La domanda da porsi dunque è: sono sufficienti i mezzi a disposizione?

Impatto commerciale

Visto l’impatto del possibile nuovo investimento su produzione e logistica, bisognerà verificare la necessità di potenziare/modificare anche l’approccio commerciale – in termini di ordini (cambiano i quantitativi offerti) e di tipologie di mercati da affrontare. Se, per esempio, il nuovo investimento incrementa il valore aggiunto dello stampato, la struttura commerciale dello stampatore dovrà rivolgersi a clienti che richiedono questo tipo di prodotto. Questo comporta ricerche di mercato, formazione della forza commerciale, un eventuale nuovo approccio al mercato e ai clienti, la capacità di gestire un numero maggiore di ordini acquisiti.

Impatto economico

Per impatto economico non intendiamo qui la forma di pagamento dell’investimento – che sarà argomento di considerazioni finanziarie – ma i costi generati dagli incrementi esaminati nei punti precedenti, che riguardano sia materiali e attrezzature, sia personale.  Per esempio, se deve aumentare il numero di mezzi di spostamento orizzontale interno a controllo umano (dunque non automatico quale AGV, LGV, eccetera) si dovrà prevedere l’assunzione di nuovo personale e la sua formazione per la conduzione del mezzo.

Impatto formativo

In base alle valutazioni dell’impatto tecnologico, produttivo e commerciale, si dovranno verificare le competenze esistenti e la necessità di eventuali corsi di formazione, aggiornamento, addestramento, a vari livelli – con argomenti trattati in modo adeguato alla funzione che dovrà essere formata.

Fine della prima parte. La seconda verrà pubblicata su Converting 2/2023.

Francesco Bordoni (Ci.Ti.O) è un esperto dei vari processi produttivi – dalla prestampa al prodotto finito – delle Arti Grafiche e del packaging. Molto noto nel settore, svolge attività di consulente, pubblicista e formatore nelle Arti Grafiche; inoltre è perito del Tribunale con competenza in tecnologie, flussi produttivi e materie prime.